1. CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN DE TRÉBOL SERVICIOS GLOBALES
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción («BOE» núm. 44, de 21 de febrero de 2023) tiene como objetivo proporcionar un mecanismo efectivo y seguro para proteger a las personas físicas que informen de posibles infracciones establecidas en su artículo 2, que implican cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea (relativas a intereses financieros de la Unión Europea, incidan en el mercado interior, en materias de competencia o ayudas otorgadas por los Estados, o para la obtención de ventajas fiscales que desvirtúen el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades), así como acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave (En todo caso, se entienden comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social).
Con el objetivo de cumplir con la normativa vigente, TRÉBOL SERVICIOS GLOBALES ha implantado un Canal Interno de Información que permite a las personas físicas informar de tales infracciones.
El Canal Interno de Información de TRÉBOL SERVICIOS GLOBALES permite al informante realizar comunicaciones de forma confidencial, tanto de forma escrita como de forma verbal, a través de las siguientes vías:
- Mediante Correo Electrónico dirigido a canaldenuncias@trebolglobal.com
- Por correo postal: remitiendo la denuncia y en su caso, la documentación que aporte, en la siguiente dirección:
Responsable del Sistema Interno de Información de Trébol
Trébol Servicios Globales, SL
Calle Quatre de Novembre nº5
Edificio Poima - Planta 3º, despacho 4.
07011 Palma de Mallorca
Illes Balears
- Verbalmente o mediante mensaje de voz al número de teléfono 662 519 004.
- Presencialmente: solicitando reunión presencial con el Responsable del Sistema Interno de Trébol dentro de los 7 días siguientes a dicha solicitud. La entrevista puede solicitarse por los medios anteriores y a través del teléfono 662 519 004.
El canal interno de información de Trébol permite la presentación y posterior tramitación e intercambio de comunicaciones anónimas, si así lo decide la persona informante.
Para garantizar su anonimato el informante, si decide realizar la comunicación:
- Vía Email: puede hacer uso de páginas web para envío de correos electrónicos anónimos, tales como Tutanota, AnonAddy, MailFence, ProtonMail o Guerrilla Mail.
- Vía Correo Postal: puede realizar el envío sin incluir sus datos personales que permitan identificarle.
- Verbalmente o mediante mensaje de voz telefónico: ocultando su número de teléfono en la llamada.
En el caso de optar por una comunicación verbal, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, se le advertirá al informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
El informante, además de la posibilidad de informar mediante el Canal Interno de Información de TRÉBOL SERVICIOS GLOBALES, tiene la posibilidad de informar a través de los Canales Externos ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea:
A nivel Supranacional:
- Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) (https://fns.olaf.europa.eu/main_es.htm)
- Fiscalía Europea (https://www.eppo.europa.eu/es/form/eppo-report-a-crime)
A nivel Nacional:
- Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.I.I.). Actualmente (en fecha 1 de diciembre 2023) dicha entidad está pendiente de constitución.
- Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (https://www.igae.pap.hacienda.gob.es/sitios/igae/es-ES/snca/Paginas/ComunicacionSNCA.aspx)
A nivel Autonómico de les Illes Balears:
- Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears (OAIB) (https://denuncies.oaib.es/#/)
2. PRINCIPIOS GENERALES DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DE TRÉBOL SERVICIOS GLOBALES
La configuración y funcionamiento del Sistema Interno de Información de TRÉBOL SERVICIOS GLOBALES (en adelante SII), y el tratamiento de las comunicaciones recibidas a través del mismo se rigen por los siguientes principios:
a. Confidencialidad y anonimato
El SII incorpora mecanismos que garantizan la confidencialidad de todas las comunicaciones recibidas y ofrece un espacio de comunicación seguro para mantener contacto con las personas que gestionan las comunicaciones recibidas y permitir la interacción entre estas y las personas informantes de manera anónima.
El anonimato de las personas informantes está asegurado durante todo el proceso, tanto en la presentación de la comunicación como en las comunicaciones bidireccionales que se produzcan en las distintas fases de la tramitación.
b. Celeridad
Se establecen unos plazos breves para dar trámite a la comunicación recibida y tomar las medidas que resulten oportunas.
c. Independencia
El Responsable del SII desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos TRÉBOL, no recibirá instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
d. Efectividad
El SII garantiza que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva con el objetico de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la empresa.
e. Proporcionalidad
Las actuaciones a desarrollar en el tratamiento de las comunicaciones recibidas tendrán el alcance necesario y adecuado para conseguir los fines que se pretenden.
f. Accesibilidad
Las personas trabajadoras de TRÉBOL, así como, cualquier tercero ajeno a la compañía pero que mantenga algún vínculo con ésta, que tenga indicios razonables de la comisión de alguna de las conductas denunciables en la Ley 2/2023 podrá comunicarlo a través del Canal de Denuncias de la empresa.
g. Transparencia
Esta política será pública, en la misma forma que el correo electrónico establecido como medio de comunicación. Igualmente, se informará a todos los empleados y grupos de interés de la existencia de este canal de denuncias, con el fin de impulsar la confianza de las personas de la organización.
h. Objetividad e imparcialidad
Recibida una denuncia se garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas afectadas y objeto de la misma.
La persona informante tendrá derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
- Existan motivos razonables para pensar que los hechos informados son veraces en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporte pruebas concluyentes.
- La comunicación se haya realizado conforme al procedimiento y canales establecidos por la empresa, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa.
i. Protección de la persona denunciante
Trébol prohíbe expresamente adoptar ningún tipo de represalia, directa o indirecta, o cualquier tipo de consecuencia negativa, contra las personas que hubieran comunicado a través del Canal de Denuncias una actuación de las referidas en la Ley 2/2023.
j. Buena fe
Solo se tramitarán las denuncias formuladas de buena fe. Se presupone que la persona denunciante actúa de buena fe y que dicha denuncia está basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito, delictivo o contrario a los principios y valores de la entidad en cuestión.
Las comunicaciones deberán atender siempre a los criterios de veracidad y proporcionalidad, no pudiendo ser utilizado este mecanismo con fines distintos de aquellos que persigan el cumplimiento de la legislación y normativa vigente, tanto a nivel nacional como supranacional.
Es por ello, que en la medida de lo posible para facilitar el proceso de investigación se requerirá la aportación por parte de la persona denunciante de todas aquellas evidencias que acrediten que los hechos denunciados revisten credibilidad.
k. Derecho de defensa
La persona informante y las personas afectadas por la comunicación, durante la tramitación del expediente, tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la normativa vigente.
l. Conflicto de intereses
Si alguna de las personas participantes en la investigación está implicada en los hechos denunciados o considera que puede estar acusado en algún tipo de conflicto de interés deberá abstenerse de participar en la gestión de la denuncia.